Photo aérienne d'une personne en pleine séance d'organisation sur son ordinateur portable et ayant une plante à ses côtés.
Organisation

Comment la gestion de projets s’intègre dans mon quotidien

D’aussi loin que je me souvienne, j’ai toujours aimé la gestion de projets, autant dans ma vie personnelle qu’au travail. J’aimais le caractère unique des projets, l’attrait de la nouveauté et l’idée de mener une idée à terme, de l’idéation à la mise en application. Ce mode de gestion éphémère permet donc de faire un pied de nez à la routine, ce qui est loin de me déplaire. Dans le cadre d’un de mes emplois, j’avais à gérer les projets de plusieurs étudiants simultanément. C’est à ce moment que l’idée de me doter des outils pour le faire de façon plus efficace a émergé. J’ai donc fait l’inventaire des possibilités qui s’offraient à moi, autant en mode présentiel qu’à distance, à temps plein comme à temps partiel, à Québec ou à Montréal. Mon choix s’est arrêté sur un microprogramme offert à l’Université Laval, d’une durée de 18 crédits, donc six cours, pouvant se réaliser entièrement à distance. Le compromis idéal pour une nomade comme moi!

J’ai finalement décidé de m’y consacrer entièrement et de l’effectuer à temps plein. Ce programme, très axé sur le concret et la pratique, m’a permis d’apprendre et de mettre en application une foule de concepts et d’outils de gestion de projets. La situation actuelle ayant un peu bouleversé mes plans, je n’ai pas encore eu l’occasion de les transposer dans un contexte professionnel, mais j’en ai tout de même utilisé quelques-uns qui valent la peine d’être mentionnés. Comme il est important pour moi d’avoir réellement essayé et expérimenté les choses que je vous partage, je poursuivrai cette série d’articles au fur et à mesure de mes apprentissages. Dans cet article, il sera donc question de Trello et de Basecamp, deux applications que j’utilise depuis plusieurs semaines et qui ont conquis mon cœur.

Trello, pour l’organisation au jour le jour

Une fois la liste de choses à faire pour la semaine et les priorités établies, il est maintenant temps de s’organiser pour arriver à tout faire. Je suis moi-même une grande amatrice de listes, mais je finissais toujours par me perdre à travers mes mille et un papiers flottants. L’application Trello est vraiment géniale pour la gestion de listes et s’utilise aussi bien sur l’ordinateur que sur le téléphone cellulaire. Pour ceux dont la majorité du travail s’effectue de façon numérique, cela permet d’avoir accès à ses listes à tout moment. L’interface se présente sous la forme d’un « babillard » qui contient plusieurs colonnes. Une colonne correspond à une liste, donc il est possible d’avoir autant de colonnes que désiré. Je vais donc vous partager deux façons d’utiliser Trello pour la gestion de projets, mais elle pourrait aussi être utilisée comme un recueil de listes, à la manière d’un bloc-notes. L’utilisation de Trello est très intuitive et les colonnes peuvent être modifiées au gré des changements et selon nos besoins.

Organisation du travail

Au quotidien, comme je travaille sur différents mandats, j’ai créé une colonne pour chacun de ces « projets ». Chaque fois qu’une tâche s’ajoute dans une des catégories, je crée une nouvelle étiquette, que l’on pourrait comparer à un « Post-it ». Je gère chacune des colonnes comme un registre de projet (« Project backlog »), que je m’assure de garder en ordre et de prioriser chaque jour ou quelques fois par semaine. Ainsi, les tâches prioritaires sont remontées en haut de la liste, donc prêtes à être réalisées. À ce moment, au besoin, je les décompose en sous-tâches, pour que chaque étiquette ne corresponde qu’à une seule tâche. La colonne « À faire aujourd’hui » reçoit les tâches à effectuer cette journée-là, par simple glissement. Une fois complétée, l’étiquette disparait du tableau.

Interface Trello pour la gestion de projets et de listes.
Gestion de projets, individuellement ou en équipe

Trello pourrait aussi s’utiliser pour gérer un seul et même projet, sous la forme d’un tableau « Kanban ». Dans ce cas de figure, il y aurait une interface par projet. La première colonne contiendrait toutes les tâches à réaliser pour le mener à terme. Comme précédemment, une tâche prioritaire, donc en haut de la liste, serait décomposée en sous-tâches, qui migreraient vers la colonne « En cours ». Une fois terminée, elle se glisse ensuite dans la colonne « Complété ». Une tâche qui se retrouve en attente pour une raison externe à nous se retrouverait dans l’onglet « Bloqué », signifiant que son dénouement dépend d’autrui. Trello permet donc d’avoir une représentation visuelle de l’avancement d’un projet, en voyant progresser les tâches de gauche à droite. Plusieurs personnes peuvent avoir accès à un même tableau, donc gérer un projet ensemble tout en étant géographiquement dispersé. Les colonnes et leur intitulé sont bien sûr laissés à la discrétion de chaque personne. Pour une équipe travaillant sur un même lieu de travail, cette méthode peut être utilisée avec un véritable tableau blanc et des « Post-it », en faisant progresser l’étiquette d’une colonne à l’autre.

Tableau Kanban contenant une colonne "En attente de réaliser", "Travail en cours" et "Travail réalisé".

Basecamp, pour rester connecté avec son équipe

Basecamp n’est pas ce que l’on pourrait appeler un outil de gestion de projets avancé, car il ne permet pas de planifier un projet en profondeur comme les outils traditionnels le font (diagramme de Gantt, échéanciers, dépendances entre les tâches, etc.). Il offre toutefois la possibilité de gérer et de suivre plusieurs tâches de façon centralisée, et c’est un outil de communication hors pair pour les équipes « éclatées ». Il peut être utilisé par plusieurs personnes simultanément, par exemple les employés d’une même entreprise, qui auraient leur propre interface. Les « Teams » permettent de réunir les membres d’une équipe (marketing, ventes, R et D, etc.) qui peuvent discuter, s’échanger des informations ou suivre des projets qui leur sont propres. Les « Projects » visent à faire le suivi de l’avancement d’un projet ou d’une liste de choses à faire concernant un sujet particulier, et pouvant inclure des personnes de plusieurs Teams. Ce qui est génial avec Basecamp, c’est qu’il est possible pour les membres d’une équipe d’avoir une vision globale sur les tâches et missions qui les concernent, de près comme de loin. L’interface pourrait aussi s’utiliser de façon individuelle, simplement pour lister et gérer les tâches par projet ou par thématique.

Voici quelques fonctionnalités intéressantes de Basecamp :

  • Il est possible de classer les tâches par dates ou par catégories, mais il revient à l’utilisateur de les ordonnancer par date d’échéance, car il n’est pas possible de le faire automatiquement.
  • Chaque tâche (« To-do ») peut être assignée à un ou plusieurs membres de l’équipe, qui est ensuite notifié de cette assignation. Il est également possible de notifier une personne lorsqu’une tâche est accomplie, pour qu’elle prenne le relais.
  • Chacun peut laisser des commentaires, des questions ou des suggestions sur chaque tâche, permettant une gestion plus ordonnée et une participation accrue.
  • Toutes les tâches qui nous ont été assignées se regroupent dans l’onglet « My Stuff », qui est en quelque sorte notre « To-do list » personnelle.
  • La messagerie, ou l’onglet « Ping », permet de discuter avec une personne ou un groupe de personnes qui font partie de notre interface.
Interface Basecamp pour la gestion de projets.

J’espère que cet article vous aura donné quelques outils et pistes de solution pour vous aider à vous organiser, autant au travail que dans vos tâches personnelles. Au fur et à mesure que j’aurai essayé et maîtrisé de nouveaux outils de gestion de projets, ce sera un plaisir pour moi de vous les partager dans un nouvel article. Faites-moi savoir dans les commentaires quels sont vos outils d’organisation préférés et n’hésitez pas si vous avez des questions ou des suggestions. Sur ce, à vos listes!

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