L’an dernier, j’ai écrit un article sur l’art de la gestion du temps afin d’arriver à tout faire lorsque nous avons un horaire chargé. La première version avait été écrite lors de mon retour aux études et, en le mettant à jour quelques années plus tard, j’ai réalisé qu’il était toujours d’actualité, avec mes deux emplois en plus des activités liées au blogue. Cet article était davantage axé sur l’optimisation du temps afin de tirer le maximum d’efficacité et de productivité des 24 heures dont nous disposons sur une base quotidienne. Dans celui d’aujourd’hui, je vais plutôt aborder les outils et techniques que j’utilise afin de planifier mon horaire et d’organiser mon temps. Trello, Google Keep, Asana… C’est un départ!
Google Keep – pour ne jamais rien oublier
C’est sur Google Keep que se passe une grande partie de mon organisation, autant sur mon cellulaire que sur mon ordinateur. Au quotidien, c’est mon premier point de contact lorsque j’ai une idée, que je pense à une tâche à accomplir ou à ne pas oublier ou que je termine la douzaine d’œufs. Je m’assure toujours de le noter sur le champ puis de faire le classement par la suite, au besoin. En effet, j’ai une note pour chaque catégorie de ma vie: tâches à court, moyen ou long terme, livres à lire, listes d’épicerie ou de commissions, pays à visiter, restaurants à découvrir, etc. C’est aussi dans cette application que je prends mes notes de lecture, pour ensuite les avoir sous la main à tout moment grâce à la suite Google. Ce que j’apprécie de cet outil, c’est qu’on peut avoir des notes manuelles autant que des listes de cases à cocher, qu’on puisse organiser ses notes par couleur (par exemple: jaune = to-do lists, vert = listes de commissions, etc.) ou leur ajouter des étiquettes pour les classer par catégories. Je prends soin d’archiver les notes que j’utilise moins sur une base régulière pour éviter d’en avoir trop sur la page d’accueil.
Un mois en un coup d’œil grâce au calendrier mensuel
En faisant la planification de mes vacances estivales il y a quelques années, j’avais fait imprimer des calendriers mensuels sur le Web afin de faciliter l’organisation de mes déplacements. J’ai tellement aimé l’idée que j’ai continué à le faire chaque mois afin de mieux équilibrer mes sorties et mes contrats, en plus du travail. Au début de l’année, en naviguant dans les allées du Dollarama, j’en ai trouvé un de format géant. Je l’affiche bien en vue à côté de mon bureau de travail et, à chaque début de mois, je prends le temps de poser sur papier ce qui est à venir (rendez-vous, cours, contrats, phases de lune, etc.). Cela me permet afin d’avoir une vue d’ensemble sur le mois en cours en un simple coup d’œil.
L’agenda hebdomadaire: pour une vue d’ensemble sur la semaine
Pour mon agenda papier, je suis un peu le même principe que le calendrier mensuel. J’aime beaucoup en avoir un qui me permet d’avoir une vue globale de ma semaine, en plus des heures. Chaque dimanche, je m’assois et prends le temps d’inscrire mes horaires de travail, rendez-vous, cours, obligations fixes, etc. En faisant cela, je peux voir où il me reste du temps pour accomplir d’autres tâches, planifier des sorties ou me réserver des moments à moi. Dans l’espace ligné en bas à gauche, j’inscris les choses à faire en lien avec le blogue ou autre, et à droite, les corvées liées à la maison. Aussi, chaque «compartiment» de ma vie (travail, blogue, tâches, temps personnel, entraînement, contrats, etc.) possède sa propre couleur, pour une meilleure gestion visuelle. Mes agendas préférés sont, depuis de nombreuses années, ceux de la compagnie montréalaise W. Maxwell.
Trello pour la gestion des projets pros
Je vous ai parlé de ma façon d’utiliser Trello pour mon organisation du travail et la gestion de projets individuels ou en équipe de façon détaillée dans cet article alors je ne vais pas m’éterniser sur le sujet. Sachez toutefois que je l’utilise encore à ce jour pour gérer les projets en lien avec le blogue et tout ce qui s’y rattache, ce qui est la preuve de son efficacité et de sa facilité d’utilisation. Pour moi, une colonne correspond à une catégorie (la rédaction, la pige, les projets d’améliorations, etc.) et chacune a sa couleur attitrée, pour m’y retrouver plus facilement. Dans mon espace de travail, on retrouve à droite de celles-ci les colonnes d’actions, comme dans un tableau Kanban. Quand une tâche doit être accomplie, elle se déplace dans les colonnes «À faire», «En cours», «Bloqué / en attente» jusqu’à atteindre la colonne «Terminé🎉». Il est aussi possible d’écrire une description de la tâche ou des idées directement dans la carte, de décomposer la tâche en sous-étapes à cocher, d’y ajouter une date d’échéance, et bien d’autres fonctions. La version payante donne accès à une foule d’autres fonctionnalités, pour une productivité accrue.
Asana pour la planification de projets plus élaborés
Pour les projets plus complexes ou qui se décomposent en plusieurs tâches et sous-tâches, j’utilise Asana, un logiciel gratuit de gestion de projets. C’est grâce à cet outil que je suis capable de faire l’organisation et la gestion de mes projets de rénovations, qui contiennent plusieurs tâches devant être ordonnées et classées. Si vous faites affaire avec des intervenants internes ou externes, il est aussi possible de les ajouter à vos tableaux et de leur assigner des tâches. C’est le logiciel que j’utilisais lorsque je faisais du développement de produits, afin de faciliter le suivi et l’avancement au sein de l’équipe. La version gratuite a ses limites, mais vous donne tout de même accès à plusieurs fonctions utiles.
J’espère que ces petits trucs de gestion et d’organisation du temps vous seront utiles pour devenir une bête dans l’art de la planification. En combinant les trucs et astuces contenus dans mes trois articles sur le sujet, il n’y aura plus rien à votre épreuve pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. À vos calendriers!
