J’ai écrit cet article en premier lieu en vue d’une rentrée scolaire qui s’est produite plusieurs années après ma dernière rentrée officielle (retour aux études, quand tu nous tiens!). Après quelques années d’absence des bancs d’école, je m’étais creusé la mémoire afin de retrouver mes meilleurs trucs de gestion et d’organisation du temps. Pendant mon baccalauréat où j’étudiais à temps plein, que je travaillais à temps partiel et que j’arrivais tout de même à avoir une «vie» personnelle, mon secret pour arriver à tout caser dans une semaine était une dose massive d’organisation. En le relisant pour le mettre à jour, je me suis rendu compte que les astuces et techniques qu’il contient se prêtent aussi bien à mon mode de vie actuel, où je combine deux emplois ainsi que les activités liées au blogue. Voici donc mes meilleurs trucs pour tirer le maximum des 24 heures quotidiennes mises à notre disposition, sept jours par semaine.
Une bonne organisation est la base de tout
Mon tout premier conseil, qui vous paraîtra aussi comme étant le plus simple, est de bien s’organiser. Ce que je veux dire par «bien s’organiser», et j’insiste sur le bien, c’est de faire une planification de son temps en tenant compte des priorités et des échéances de chaque tâche. Selon votre préférence, armez-vous d’un agenda papier ou utilisez l’application calendrier de votre téléphone pour vous poser et prendre le temps de planifier ce qui s’en vient.
Dresser une liste et répartir le travail
Tout d’abord, il s’agit de dresser une liste des choses à effectuer dans la semaine ou dans le mois. Notez toutes les tâches, et je dis bien toutes, qui vous viennent à l’esprit en effectuant cet exercice. Ensuite, inscrivez le niveau de priorité de chacune ou la date d’échéance, pour celles qui en ont une. Cela permet de classer et de prioriser les tâches qui doivent être réalisées en premier, ou celles qui peuvent attendre si le temps vient à manquer. Répartissez les tâches sur toute la semaine en fonction des priorités, des rendez-vous, du travail ou des cours. N’oubliez pas de vous accorder des plages horaires réservées au «me time», un must pour recharger ses batteries et donc optimiser son efficacité et sa concentration.
Passer à l’action
Une fois la semaine bien organisée, il ne reste plus qu’à passer à l’action chaque jour, en sachant ce qui doit être fait et quand. Chaque dimanche, à tête reposée, je prends le temps de m’asseoir avec mon agenda papier, mes stylos de couleur et une boisson chaude afin de faire un plan de la semaine à venir. Cette planification me permet de conserver ma direction lorsque mon esprit se sent un peu overwhelmed en cours de route… C’est donc du temps investi le dimanche, mais qui permet d’en gagner un peu tous les jours.
Au revoir multitasking, bonjour compartimentation
On nous a souvent répété par le passé qu’il fallait absolument être multitâche/avoir la capacité de faire plusieurs choses simultanément. L’heure est à la confession: à mon humble avis, il est beaucoup plus productif et efficace de se concentrer uniquement sur une seule tâche à la fois. On parle ici de compartimentation, qui est un peu comme la méditation pleine conscience des tâches intellectuelles.
Lorsque vous avez une plage horaire dédiée à une tâche X, mettez toute votre attention et votre focus sur celle-ci, et ce, pour toute la durée attitrée. Laissez de côté les projets et les tâches à venir et concentrez-vous uniquement sur ce qui doit être fait, à ce moment précis. Si une idée ou une information pertinente vous traverse l’esprit, prenez soin de la noter quelque part et vous aurez l’occasion d’y revenir à un moment plus opportun. À moins que votre travail ne nécessite l’utilisation du cellulaire, mettez celui-ci le plus loin possible de vous lorsque vous êtes en période de productivité. Sinon, il existe des applications pour vous aider à en gérer l’utilisation afin d’améliorer votre efficacité et votre concentration.
La technique Pomodoro
Mon dernier petit truc, et non le moindre, c’est l’utilisation de la technique Pomodoro pendant un bloc de travail. En effet, celle-ci permet d’optimiser son efficacité en entrecoupant les périodes de concentration/productivité de courtes pauses. La méthode originale suggère une période de travail de 25 minutes suivie d’une pause de cinq minutes. Après quatre cycles complétés, une pause plus longue est accordée. Il est tout à fait possible de l’adapter en fonction du temps où vous arrivez à rester concentré et de l’ampleur de la tâche à réaliser. J’ai déjà utilisé cette technique en faisant des périodes de travail sans interruption de 50 minutes suivies de pauses de dix minutes, où je faisais complètement autre chose (ménage, vaisselle, lecture, exercices ou étirements, etc.).
Cette technique est un complément au point précédent, car la période réservée pour une tâche ne doit pas être entrecoupée par des distractions liées à autre chose. Si c’est le cas, il suffit de les noter sur notre «to-do list» afin de ne pas les oublier, puis de retourner immédiatement à ce qui est à l’agenda.
J’espère que ces petits trucs de gestion et d’optimisation du temps vous seront utiles pour devenir une bête d’organisation et de productivité. Lorsque les gens disent «je n’ai pas le temps», j’entends plutôt «je manque d’organisation pour y parvenir». Pour arriver à faire tout ce qui nous tient à cœur, il s’agit de bien s’organiser et d’accorder du temps à ce qui compte vraiment pour nous. Lorsqu’on établit ce qui est important pour nous, ce qui donne un sens à notre vie, on trouve toujours le temps… À vos agendas!
